Privacy verklaring

1.      Het bestuur van Vrouwennetwerk Oldenzaal is (eind)verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van persoonsgegevens, e.e.a. overeenkomstig het in deze privacyverklaring bepaalde en ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.

Vrouwennetwerk Oldenzaal draagt ook zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisa­torische aard ter beveiliging van persoonsgegevens, tegen verlies of aantas­ting van persoonsgegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrek­king daarvan.

2.      Vrouwennetwerk Oldenzaal verwerkt persoonsgegevens van:

–       Leden (wijkhoofden en clubleiders) de NAW gegevens en gegevens voor de betaling contributie.

–       Adverteerders, NAW gegeven

Persoonsgegevens
Als u lid wordt van Vrouwennetwerk Oldenzaal, hebben we uw persoonsgegevens nodig voor (of ter ondersteuning van) onze administratieve processen. De leden verstrekken die gegevens zelf aan ons.

Wij sturen u alleen informatie als u daar zelf toestemming voor geeft. Wilt u niet meer benaderd worden voor deze informatie dan kunt u dit per mail doorgeven aan het secretariaat.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om:

–          Contact met u te onderhouden;

–          U te informeren over de activiteiten van Vrouwennetwerk Oldenzaal via de mail

–          Het bezorgen van het maandbericht

–          Deze gegevens van bestuurders en clubleiders op de website van Vrouwennetwerk Oldenzaal te plaatsen

Door middel van een aanmeldingsformulier worden de gegevens van de aspirant leden verwerkt. Tevens geeft het aspirant lid toestemming voor bovenstaande.

Vrouwennetwerk Oldenzaal bewaart gegevens als notulen, maandbericht voor historische doeleinden. De gegevens die daarvoor bewaard worden, worden waar mogelijk geanonimiseerd.

Als Vrouwennetwerk Oldenzaal persoonsgegevens voor andere doeleinden wil gebruiken dan hiervoor is benoemd vragen wij daarvoor toestemming aan de desbetreffende personen (leden).

3.      Gebruikers persoonsgegevens
Toegang tot bepaalde persoonsgegevens hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:

–          Bestuur van Vrouwennetwerk Oldenzaal

–          Wijkhoofden van Vrouwennetwerk Oldenzaal (bezorgen maandbericht)

–          Clubleiders van Vrouwennetwerk Oldenzaal (NAW gegevens van de leden die bij de desbetreffende club zich hebben opgegeven)

–          Ledenadministratie

–          Derden zoals: IT serviceverleners (webhosting)

Dienstverleners van Vrouwennetwerk Oldenzaal zoals IT-serviceverleners (webhosting) kunnen toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens. Met dienstverleners sluiten wij verwerkersovereenkomsten af ter bescherming van uw privacy.

Buiten de uitvoering van hetgeen we met u zijn overeengekomen worden geen persoonsgegevens met derden gedeeld, tenzij:

–       dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;

–       dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;

–       instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.

4.      Bewaren en vernietigen van de gegevens.

Als er geen financiële gegevens zijn gekoppeld aan uw persoonsgegevens en er gedurende twee jaar geen contact is geweest tussen u en Vrouwennetwerk Oldenzaal worden uw persoonsgegevens vernietigd.

Vrouwennetwerk Oldenzaal dient financiële gegevens (contributie) ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren. Hierna worden de persoonsgegevens vernietigd.

Als u inzage wilt kunt u dat schriftelijk vragen aan de ledenadministratie. Deze geeft binnen 4 weken antwoord op uw verzoek.

Mochten we besluiten dat we geen inzage geven dan wordt dat met redenen omkleed.

Gegevens die worden gebruikt voor historische doeleinden kunnen tientallen jaren of langer bewaard worden.

5.      Beroep

Als Vrouwennetwerk Oldenzaal weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kunt u zich op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, wenden tot de arrondissementsrechtbank te Enschede met het schriftelijk verzoek Vrouwennetwerk Oldenzaal te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.

Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzen­de beslissing van Vrouwennetwerk Oldenzaal is ontvangen. Als Vrouwennetwerk Oldenzaal niet binnen de wettelijk verplichte termijn van 4 weken heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.

U kunt u ook binnen de in hierboven gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl)  wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.

Vrouwennetwerk Oldenzaal neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als er bij ons toch onverhoopt iets niet goed mocht gaan met de bescherming van uw gegevens dan melden wij dat altijd aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het datalek mogelijke nadelige gevolgen voor u zou kunnen hebben nemen we ook direct met u contact op.

Ondanks alle maatregelen die Vrouwennetwerk Oldenzaal heeft genomen om uw gegevens en uw privacy te waarborgen is het toch altijd mogelijk dat er een datalek ontstaat. Mocht u het gevoel hebben dat er ergens iets niet goed gaat met onze systemen of werkwijzen dan waarderen wij het zeer als u ons dit laat weten.

Vrouwennetwerk Oldenzaal heeft ervoor gekozen om geen Data Protection Impact Assessment uit te voeren. Onze organisatie is zo compact dat wij goed zicht hebben op onze gegevens.

Vrouwennetwerk Oldenzaal heeft geen register verwerkingsactiviteiten omdat alle informatie al in de Privacyverklaring (hierboven) staat